Засади використання автоматизованої системи документообігу суду від 28.03.2025

ЗАТВЕРДЖЕНО

Рішення зборів суддів

Чернігівського районного суду Чернігівської області

від 28.03.2025 № 2

ЗАСАДИ

використання автоматизованої системи документообігу

Чернігівського районного суду Чернігівської області

1.Загальні положення

Засади використання автоматизованої системи документообігу Чернігівського районного суду Чернігівської області (далі – Засади) розроблені відповідно до  вимог Закону України «Про судоустрій і статус суддів», Кодексу адміністративного судочинства України, Кримінального процесуального кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу України, Кодексу України про адміністративні правопорушення та Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 11 листопада 2024 року № 39.

Засади визначають принципи використання автоматизованої системи документообігу Чернігівського районного суду Чернігівської області (далі – автоматизована система) та є обов’язковими для застосування суддями та працівниками апарату Чернігівського районного суду Чернігівської області (далі – суд).

Засади (зміни та доповнення до них) затверджуються зборами суддів, вносяться до автоматизованої системи та оприлюднюються на вебпорталі судової влади України не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.

2. Розподіл судових справ між суддями

 2.1. Вхідна кореспонденція, а саме процесуальні документи, які підлягають автоматизованому розподілу (передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді) та подані до суду в паперовій чи електронній формі після 16:00 години (понеділок-четвер) та після 15:00 години (п’ятниця) можуть бути зареєстровані в автоматизованій системі на наступний робочий день (крім матеріалів, які надійшли в порядку кримінального судочинства).

Судові справи, які відповідно до законодавства підлягають реєстрації та/або розгляду в неробочі дні підлягають автоматизованому розподілу в загальному порядку.

2.2. Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженою особою апарату суду, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ.

2.3. Автоматизований розподіл судових справ здійснюється між усіма суддями суду, які мають повноваження  для розгляду судової справи.

2.4. В суді діє спеціалізація із здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх та судових справ, пов’язаних з допуском до державної таємниці.

2.5. Судді (суддя), які уповноважені здійснювати кримінальне провадження щодо неповнолітніх, обираються зборами суддів.

2.6. Судді уповноважені розглядати справи, пов’язані з допуском до державної таємниці визначаються наказом голови суду.

2.7. Кількість слідчих суддів визначається зборами суддів.

2.8. У разі відсутності з будь-яких причин слідчого судді, неможливості здійснення ним правосуддя або ж неможливістю автоматизованого розподілу судової справи між слідчими суддями, слідчим суддею є суддя, визначений зборами суддів.

2.9. Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли: - за два місяці до закінчення повноважень судді;

- за чотирнадцять календарних днів, якщо інше не встановлено зборами суддів відповідного суду, до початку відпустки, якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів (за наявності наказу голови суду);

- за один робочий день, якщо інше не встановлено зборами суддів відповідного суду, до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше п’яти календарних днів (за наявності наказу голови суду);

- за три робочих дні, якщо інше не встановлено зборами суддів відповідного суду, до початку відпустки, якщо її тривалість становить від п’яти до тринадцяти календарних днів (за наявності наказу голови суду);

- у період відпустки судді;

- за один робочий день до відрядження (за три робочі дні - якщо тривалість відрядження становить більше п’яти календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні (за наявності наказу голови суду);

- під час тимчасової непрацездатності судді;

- у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

- за один робочий день, до початку навчання, підвищення кваліфікації, участі у семінарських заняттях тощо, якщо їх тривалість становить більше одного календарного дня;

- у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України, Вищої ради правосуддя, в разі обрання судді касаційного суду до складу Великої Палати - з моменту прийняття рішення про призначення/обрання;

- в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.

2.10. Суддям завчасно надавати заяву про відкликання з відпустки, з метою внесення таких відомостей до табелю обліку робочого часу та автоматизованої системи (на підставі наказу голови суду про відкликання судді з відпустки).

2.11. Не здійснювати автоматизований розподіл судових справ щодо конкретного судді під час перебування його в нарадчій кімнаті строком понад одну добу без урахування вихідних та святкових днів. З метою запобігання випадків розподілу справ та матеріалів, які потребують негайного розгляду, судді, який перебуває у нарадчій кімнаті, та недопущення повторного розподілу цих справ, помічник судді або ж секретар судового засідання надає довідку на ім’я керівника апарату суду про вихід судді та повернення (продовження) з нарадчої кімнати, при цьому додає копію журналу судового засідання.

2.12. Суддям завчасно, до 9 години, повідомляти голову суду чи керівника апарату суду про свою відсутність на роботі, у зв’язку з перебуванням на лікарняному, з метою забезпечення внесення таких відомостей до табелю обліку робочого часу та автоматизованої системи.

3. Автоматизований розподіл судових справ між суддями

3.1. Особливості здійснення автоматизованого розподілу судових справ у випадках виконання суддями іншої роботи, не пов’язаної із здійсненням правосуддя (узагальнення судової практики, аналізи стану здійснення судочинства, участь у спеціальній підготовці кандидата на посаду судді, підготовці суддів та працівників апаратів судів, а також здійснення науково-викладацької діяльності в Національній школі суддів України), а також у випадках виявлення значної різниці в навантаженні на суддів (колегію суддів) визначаються зборами суддів у кожному випадку окремо.

3.2. Справи, які підлягали передачі раніше визначеному в судовій справі судді відповідно до пункту 2.3.39 розділу II Положення у випадках відсутності такого судді, якщо це призведе до неможливості розгляду цих справ та матеріалів у розумні строки (більше 14 календарних днів), підлягають повторному автоматизованому розподілу крім зустрічних позовів та заяв, клопотань у справах, провадження у яких не завершено.

3.3. Якщо в окреме провадження виділяються матеріали кримінального  провадження  щодо обвинуваченого, з яким укладено угоду про визнання винуватості або примирення, то виділене кримінальне провадження відносно цієї особи за ухвалою суду підлягає автоматизованому розподілу між суддями, за виключенням з автоматизованого розподілу судді чи суддів, які розглядають провадження з якого виділяються матеріали.

3.4. Справи щодо заяв та клопотань з процесуальних питань, пов’язаних з виконанням судових рішень минулих років (до 2012 року та за відсутністю ОСК), передаються раніше визначеному в судовій справі головуючому судді зі створенням відповідної обліково-статистичної картки та з зазначенням судді відповідно судовому рішенню.

3.5. У разі повторного надходження до суду позовних заяв, з передбачених процесуальним законом підстав, такі справи підлягають автоматизованому розподілу в загальному порядку.

3.6. Обставини, які унеможливлюють участь судді у розгляді судових справ, що може мати наслідком порушення строку розгляду судових справ, передбаченого відповідним процесуальним законом:

- припинення повноважень судді;

- звільнення судді з посади;

- перебування у відпустці по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку;

- тимчасове відсторонення від здійснення правосуддя;

- переведення судді до іншого суду.

3.7. У випадках, вказаних в пункті 3.6. Засад, невирішені судові справи передаються для повторного автоматизованого розподілу за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов'язки), що додається до матеріалів справи.

Електронний примірник такого розпорядження вноситься до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.

4. Автоматизований розподіл судових справ між суддями після відновлення роботи автоматизованої системи

4.1. У випадках знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов’язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання про обрання міри запобіжного заходу у виді взяття під варту, клопотання слідчого, прокурора про забезпечення кримінального провадження, клопотання про проникнення у житло, обшук чи огляд житла тощо) здійснюється головою суду (виконуючим обов’язки голови суду) між всіма суддями, що мають повноваження на час розподілу, з дотриманням принципу черговості надходження справ до суду, в алфавітному порядку прізвищ суддів з урахуванням спеціалізації.

4.2. Не пізніше наступного робочого дня після усунення обставин, зазначених у підпункті 4.1. цих Засад, до автоматизованої системи вноситься передбачена інформація із зазначенням у хронологічному порядку номера та дати фактичного надходження кореспонденції до суду, а також інформація про її розподіл.

5. Коефіцієнт адміністративних посад

5.1. Коефіцієнт адміністративної посади голови суду – 0,9.

5.2. Коефіцієнт, що враховує форму участі в розгляді судової справи встановлюється головуючому судді  – 1, судді у складі колегії -  0,5.

6. Прикінцеві положення

6.1. Ці Засади набирають чинності з дня оприлюднення на офіційному сайті Ради суддів України Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затверджене рішенням Ради суддів України від 11.11.2024 № 39.