Чернігівський районний суд Чернігівської області

ЗАТВЕРДЖЕНО

Рішенням зборів суддів Чернігівського районного суду Чернігівської області

від 08.10.2015 року № 5

Засади використання автоматизованої системи документообігу Чернігівського районного суду Чернігівської області

1. Загальні положення

1.1 Засади використання автоматизованої системи документообігу суду в Чернігівському районному суді Чернігівської області (далі — Засади) за допомогою автоматизованої системи документообігу суду (далі — АСДС) визначають порядок функціонування автоматизованої системи в Чернігівському районному суді Чернігівської області, урегулювання яких відповідно до Закону України “Про судоустрій і статус суддів” і Положення про автоматизовану систему документообігу суду (далі – Положення), затвердженим рішенням Ради суддів України № 2 від 02.04.2015 року, відноситься до повноважень зборів суддів Чернігівського районного суду Чернігівської області.

2. Реєстрація справ і матеріалів

2.1. Вхідна кореспонденція, в тому числі процесуальні документи, приймається і опрацьовується користувачами автоматизованої системи, яким надано доступ до автоматизованої системи відповідно до їх функціональних обов’язків, і реєструється в автоматизованій системі в день її надходження. У разі неможливості з об’єктивних причин здійснити реєстрацію вхідної кореспонденції в день її надходження, така кореспонденція реєструється в автоматизованій системі в термін, визначений у розпорядженні керівника апарату суду із зазначенням причин встановлення такого терміну.

2. Розподіл справ і матеріалів

3.1. Усі зареєстровані справи та матеріали, які підлягають розгляду суддями, щоденно розподіляються, у разі їх наявності, за допомогою АСДС згідно Розділу 2.3. «Розподіл судових справ між суддями» Положення про автоматизовану систему документообігу суду (далі Положення).

3.2. Справи і матеріали, які мають скорочені терміни розгляду, у разі їх наявності, розподіляються одразу після їх реєстрації згідно підрозділу «Автоматизований розподіл судових справ між суддями» Розділу 2.3. «Розподіл судових справ між суддями» Положення.

3.3. У разі потребидо 09.00 посадова особа суду, відповідальна за ведення кадрової роботи або особа, яка виконує його обов'язки, перед початком розподілу будь-яких справ і матеріалів, надає керівнику апарату суду інформацію про відсутніх на робочому місці суддів (довідка, доповідна, витяг з табелю) з вказівкою підстав відсутності (відпустка, відрядження, лікарняний тощо).

У разі невиходу судді на роботу з поважних причин, які будуть підтверджені документально, суддя зобов’язаний до 09:00 дня невиходу на роботу повідомити про це особу суду, відповідальну за ведення кадрової роботи або особу, яка виконує його обов’язки.

Невиконання суддею правил, визначених абзацом 2 п. 3.3. Засад позбавляє його права посилатись на те, що справи і матеріали розподілені йому помилково та не є підставою для їх повторного розподілу.

3.4. За вимогою голови суду, особа, відповідальна за автоматичний розподіл справ надає голові суду довідку про перелік справ, які надійшли до суду та розподілені.

3.5. Розподіл усіх справ і матеріалів здійснюється виключно особою, відповідальною за автоматичний розподіл справ.

3.6. Будь-який суддя (судді) мають право бути присутніми під час розподілу справ і матеріалів.

3.7. Результат розподілу справ між суддями оформлюється в реєстрі розподілу справ і матеріалів, який формується автоматично за допомогою АСДС.

3.8. Повторний розподіл справ і матеріалів, у разі заміни головуючого судді здійснюється з урахуванням вимог пунктів 3.1. – 3.7. Засад.

3.9. У разі неможливості виконання суддею, який входить до складу колегії суддів, обов’язків судді (тимчасова непрацездатність, відрядження, відпустка, участь у семінарах, зайнятість судді у розгляді інших справ, закінчення повноважень, відсторонення від посади тощо), який не є головуючим суддею у судовій справі, заміна відсутнього судді, який входить до складу колегії суддів, здійснюється за допомогою автоматизованої системи документообігу суду в автоматичному режимі, з урахуванням засад формування складу колегій суддів.

Результат заміни відсутнього судді, який входить до складу колегії суддів, оформлюється у Протокол повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями, затвердженого Положенням, та підшивається до матеріалів справи.

3.10. На виконання пункту 2.3.17. Положення, з метою недопущення порушення строків розгляду справи, можуть бути повторно розподілені за рішенням зборів суддів, з урахуванням пунктів 3.1. – 3.7. Засад, судові справи, що залишилися нерозглянутими суддею у разі:

- припинення його повноважень щодо здійснення ним правосуддя,

- звільнення його з посади судді,

- перебування у відпустці по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку,

- тимчасової непрацездатності головуючого судді, якщо її тривалість становить більше ніж 21 календарний день,

- тимчасової непрацездатності головуючого судді, у день відкриття лікарняного, якщо нерозглянутими залишились справи і матеріали, зазначені у п. 3.2. Засад,

- відсторонення судді від посади.

3.11 Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:

за два місяці до закінчення повноважень судді;

за чотирнадцять днів, до початку відпустки (якщо її тривалість становить не менше тридцяти календарних днів);

за три робочих дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше чотирнадцяти календарних днів;

за два робочих дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить від 2 до 5 календарних днів;

за сім днів до початку відпустки, якщо її тривалість становить від 14 до 30 календарних днів;

тільки у період відпустки судді, якщо її тривалість становить 1 календарний день;

у період відпустки судді;

за один робочий день до відрядження (за три робочі дні – якщо тривалість відрядження становить більше семи календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні;

під час тимчасової непрацездатності судді;

у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України – з моменту прийняття рішення про призначення;

перебування судді у нарадчій кімнаті більше однієї доби;

в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.

4. Розгляд справ і матеріалів стосовно неповнолітніх чи малолітніх

4.1. Кримінальні провадження або кримінальні справи, де злочини скоєні неповнолітнім чи малолітнім розглядають судді, уповноважені зборами суддів.

5. Слідчі судді

5.1. Слідчий суддя, який здійснює повноваження з судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні в порядку, передбаченому процесуальним законом, обирається на строк не більше трьох років і може бути переобраний повторно. Слідчий суддя не звільняється від виконання обов'язків судді, проте здійснення ним повноважень із судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадження враховується при розподілі судових справ та має пріорітетне значення.

5.2. Відсоток справ, що підлягає розгляду слідчими суддями, на підставі рішення зборів суддів суду може бути зменшено.

5.3 Визначення слідчого судді відбувається за правилами автоматизованого розподілу судових справ згідно п.2.3.40-2.3.42 Положення.

6. Коефіцієнт форми участі

6.1. Коефіцієнт, що враховує форму участі судді у розгляді судової справи розраховується згідно Положення.

7. Особливості розподілу справ у разі виконання суддею інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя

7.1. Збори суддів суду мають право зменшити навантаження щодо розгляду справ на суддю, який обіймає адміністративну посаду в суді або виконує інші обовязки, не повязані із здійсненням правосуддя, але не більше ніж на шістдесят відсотків порівняно з навантаженням на інших суддів.

8. Керівник апарату суду

8.1. Керівник апарату суду щоквартально звітує перед зборами суддів з питань функціонування автоматизованої системи документообігу суду, стану розподілу судових справ з метою дотримання збалансованого навантаження на суддів.

8.2. Керівник апарату суду на письмову вимогу судді надає інформацію щодо стану навантаження на кожного суддю.

8.3 Керівник апарату подає голові суду щомісячно інформацію про надходження справ та матеріалів до суду та стану їх розгляду.

9. Відповідальність

9.1. Внесення недостовірних даних в АСДС, допущення інших порушень які могли вплинути або вплинули на розподіл справ і матеріалів між суддями, працівниками суду відповідальними за реєстрацію справ і матеріалів, внесення даних до обліково-статистичних карток, може бути підставою для притягнення до відповідальності.

10. Знеструмлення електромережі суду

10.1 Знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять робочих днів, фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату (особи, яка виконує його обов’язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення.

Електронні примірники зазначених актів вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після усунення обставин.

10.2 Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний робочий день після усунення обставин.

10.3 У разі настання обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов’язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання про обрання міри запобіжного заходу у виді взяття під варту, клопотання слідчого, прокурора про забезпечення кримінального провадження, клопотання про проникнення у житло, обшук чи огляд житла тощо) здійснюєтьсяз урахуванням графіку, затвердженого зборами суддів суду, шляхом випадкового визначення головуючого (складу суду) по справі.

10.4 Не пізніше наступного робочого дня після усунення обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, до автоматизованої системи вноситься передбачена Положенням про автоматизовану систему документообігу суду інформація із зазначенням у хронологічному порядку номера та дати фактичного надходження кореспонденції до суду, а також інформація про її розподіл.

Додаток № 1

до Засад застосування автоматизованої системи документообігу суду для розподілу судових справ та матеріалів між суддями в Чернігівському районному суді Чернігівської області

Довідка про перелік справ, які надійшли до суду протягом “___” _____ року

№ з/п	Від кого надійшов документ, матеріал, чи справа	№ справи місцевого суду	За якими номером та датою	Тип документа	Короткий зміст документа, матеріалу си справи	Номер провадження (якщо підлягає реєстрації)	Підстави відсутності реєстрації
1	2	3	4	5	6	7	8

Керівникпаратусуду ПІБ

Відповідальнаособа суду

ПІБ

Додаток № 2

Довідка

про відсутніх на робочому місці суддів

“___” ______ року

Станом на 09:00 “___” ______ року згідно даних наявних у відділі кадрової роботи та державної служби (посадова особа суду, відповідальна за ведення кадрової роботи або особа, яка виконує його обов’язки) (накази голови суду, повідомлення суддів про відкриття лікарняного) відсутні на робочому місці наступні судді:

№ з/п	ПІБ судді	Дата та номер наказу (у разі відпустки, відрядження тощо) або дата відкриття лікарняного	Причина відсутності судді на робочому місці
1.
2.

Керівникапарату суду ПІБ

Відповідальнаособа суду ПІБ

Додаток № 3

АКТ

про внесення недостовірних даних в АСДС, які могли вплинути на розподіл справ та матеріалів

Мною, посада, ПІБ, “дата складання акту”, складено акт, у присутності, посада, ПІБ, акт про виявлення внесення недостовірних даних в АСДС, які могли вплинути на розподіл справ і матеріалів, а саме:

- що було виявлено суддею (суддями)

Підпис судді (суддів)

Додаток № 4

Перелік суддів, які мають повноваження розглядати кримінальні провадження або кримінальні справи, де злочини скоєні неповнолітнім чи малолітнім

з “20 листопада" 2014 року

Хоменко Л.В.

Кухта В.О. (у разі відсутності судді Хоменко Л.В.)

Додаток № 5

Перелік слідчих суддів

з “20” листопада 2014 року

Меженнікова С.П.

Майборода С.М. (у разі відсутності судді Меженнікової С.П.)

Криворученко Д.П. (у разі відсутності судді Майбороди С.М. та Меженнікової С.П.)

Засади використання автоматизованої системи документообігу суду 2015 року